运营报告的6个必备要素

说实话,这个问题非常大,以我浅薄的经验很难解答。一千个人可以做出一万种报告,硬给运营报告一个模板是不现实的。怎么写好商业报告,我建议大家去读《金字塔原理》这本书。在这里,我只从自己的经验出发,尽量提炼出几点必备的要素。


在我看来,数据报告分为两种。一种是追踪型的数据报告,或者成为dashboard。它是对日常业务数据高频率的展现,关键在于发现问题,而不是解决问题。它一般用于回答”怎么了”。这类报告往往是规律性地长期进行制作。另一种就是解决问题的数据报告,它一般是专题型的研究报告,用于回答”为什么”。这类报告往往是不定期地进行制作,而且很有可能是由浅入深的系列报告。

 

关键信息优先

一份好的报告,关键信息一定是在报告的最前面提现出来的。所谓”开门见山”。

在追踪型的报告中,关键信息就是最核心最宏观的指标变化,你可以想象汽车的仪表盘,主要指标是永远不会变的。

对于研究型的报告,关键信息并不光是结论,还要包括能看懂结论的必要信息。这一点是许多分析师忽略的。他们的报告会把结论在最先点出来,但对研究的背景、目的、方法毫无阐述,导致报告的读者没有上下文,也就不能理解结论。这部分的写法我建议参考论文的”摘要”部分。不仅把结论浅显地点出,还要让读者对目的、过程和方法有一定的了解。

 

只有单向的逻辑线

在追踪型的报告中,一般数据以时间序列呈现,建议只遵循”宏观→中观→微观”这条单向的逻辑线展开。追踪型的报告往往需要有多维度的下钻,所以下钻的逻辑一定要单向,不然读者很容易混乱。比如,收入指标可以从地区、用户类型、产品类型三个维度下钻。那么你的追踪报告一定是宏观指标(收入值在时间维度的变化、)、第一层下钻(地区维度展示、用户类型展示、产品类型展示,用饼图展示结构,用折线图展示变动趋势),第二层下钻(地区×用户类型、地区×产品类型、用户×产品类型)。千万不要一会儿是”地区×用户类型”,一会儿又变成”用户类型”。

这里需要一点心理学的知识。人脑理解信息的层次关系,并不会依据信息本身的层次关系,反而更依赖接受信息的先后顺序。如果我们将某些更微观的数据展示在宏观数据的前面,人们就非常容易将微观数据作为宏观决策的依据,这是非常危险的。所以我们报告的呈现逻辑,千万不能随意。除非,你想用数据撒谎,用某些微观的”漂亮”数据来修饰宏观的”悲催”数据。有本小书叫《how to lie with statistics》,讲述了一些应用统计学撒谎的”歪门邪道”,我只读了一点点,但感兴趣的读者可以去领略一下”用数据撒谎”的魅力。

对于研究型的报告,建议在做之前梳理好清晰的研究路线图,然后根据研究路线图来展开研究的结论和过程。同时,在现实业务场景中,结论的重要性远高于研究过程。读者极有可能看不懂你用的方法,你的任务也不是向你报告的读者说明白方法,真正重要的是让读者理解结论,并能应用到业务中。

 

有选择地进行维度下钻

上面所说的,维度下钻必须遵循宏观到微观的逻辑,但并不是意味着在每一层都要将所有的维度组合(细分数据)展示出来。我们只需要展示最重要的细分数据即可。比如,收入的追踪报告,收入在地区间的差异是长期稳定的,而在产品类别间会有频繁的变化,那么我们就更应该展示产品类别这个维度的细分,因为这里涵盖的信息更多,更有跟踪的必要。

 

不要展示过多的数据图

一份报告中,缭乱地堆积上各种数据图,在外行人看来,可能觉得这个报告”很专业,很高大上”,但在我看来,这份报告的信息获取效率或许很低。图表的目的,在于简单直观地展示信息。多个图表组合在一起的目的,在于简单直观地展示逻辑关系更复杂的信息。而我们往往将多个图表的组合做成了”炫目的连连看”,非常可悲。

所以,我建议报告中要用上三种展示信息的工具:表格、文字、数据图表。首先是表格,一种单位面积承载信息量最大的展现形式。如果一个较复杂的问题,能用一个表格加上些许文字说清楚,那就一定不要做出N张图表。其次是文字,如果一个论点能用简单的话论述清楚,那就不要去做图表。最后是图表,展示的图表一定要简单直观,千万不要在图表中放上太多的图形元素(数据指标),以免扰乱视觉和思维。

当然,除了不要铺上过多的图表,更重要的是用对图表。什么图表用于什么问题,本书的前三章有详细的介绍,这里不做累述了。

 

附上明细数据集和制作过程

我认为,我们向人展示数据报告时,不能光展示一个报告,而应该让报告读者能够基于报告内容继续思考。如何做到”继续思考”呢?

第一, 要让读者有思考的依据。即一份好报告,能打开读者的深入思考之门。一旦他要深入思考,那我们就要能提供他继续挖掘信息的可能。这时,我建议在报告发送时附上用于制作报告的明细数据,供别人做进一步的探索。

第二, 要让读者能复制制作过程。这一点在研究报告发布时尤其重要。一般情况下,我会要求我的小伙伴在报告发布时,附上取数SQL代码、计算分析代码和详细的过程说明。尤其是在运营相关的研究结果发布时,运营人员能复制我们的过程,也就能快速地学会我们的方法。这样能使知识快速反哺到业务中。毕竟数据分析师是少数,若一个个手把手教运营人员,效率太低了。

 

给出实质性的建议

对于数据分析师该不该给出指导业务决策的建议,我曾经犹豫过。但后来我坚定地认为:一个分析师若不能深入理解业务,不能从业务决策者的角度去研究问题,那他只能被称为”取数机”或者”计算器”,最终会极快的被新技术所取代。所以,真正重要的是分析思维,是将业务问题抽象为数学问题的能力,是驾驭分析方法的能力。所以,分析师的分析报告,应该一定必须提出基于自己的思考所得出的策略建议,且一定是能落地执行的建议。

 

胡晨川,《数据化运营速成手册》作者,个人公众号”川术”。对数据分析充满热爱并梦想成为数据科学家。现任职于国内知名O2O公司”饿了么”。来源:数据头条

年终总结PPT设计细节

年终报告来吐槽某个难搞定的奇葩客户,或者将你负责的项目一一道来,又或者秀出今年的业绩,提醒老板该涨工资了……

年终报告是对这一年进行自我总结、发现问题、自我反省并提高、同时进行来年规划的最好方法,没有之一。

那么究竟该如何在既体现出自己的工作成果,又给老板留下深刻的印象的基础上,写一份高端大气上档次的年终总结PPT呢?

1

做PPT靠的是大脑

而不是鼠标

年终总结的意义在于信息汇总与传递。通俗点来说,是要老板知道你过去一年的成果与不足,以及明年要怎么办。

一份好的总结,关键在于内容及结构。小编建议大家在做PPT之前,先拟一份大纲。

在写大纲之前,请做到以下这三个明确

  • 明确报告对象——直属上司或者大老板
  • 明确对象希望从中获得的信息——之前的成果与不足、之后的展望
  • 明确是否要做口头汇报——如果是,那么请酌情控制大纲的长度

    毕竟,如果你一个汇报做了两分钟,老板会觉得你今年什么都没有干,而你喋喋不休地讲上一个小时,你还没讲完,老板就先睡着了……

    明确了以上三点后,就可以着手写作大纲了。此时,抛下手边一切杂事,如果有需要的话,请断网断网断网!然后气运丹田,将注意力全部汇集到你的总结大纲上。

    2

    注意PPT的格式

    花里胡哨的也是醉了

    如果你做出这样风格的年终总结:


    拜托,花里胡哨的也是醉了。要是让老板看到这样的PPT,你能算出老板的心理阴影面积吗?

    年终总结的风格以简洁明朗的商务范儿最佳。在配色方面,小编推荐以下几种:

    黑白灰——经典中的经典


    蓝色系——万年不出错


    深浅配——沉稳又不失鲜明


    如果你所在的公司有常用或者专属的公司色,建议把它用在你的PPT中。

    选择一款合适的字体也非常重要,小编送大家8个字:珍爱生命,远离宋体。

    诸如方正兰亭系列、微软雅黑虽然好用,但是已经被用烂了。小编奉献出以下几种合适的字体,拿好不谢!


    3

    文字大纲秒变PPT目录

    就是这么速度

    完成大纲后,你打算一行一行手动输入到PPT……

    且慢!小编就想问你累不累?作为忙碌的职场人,你的工作效率总是上不去,都是这么折腾出来的。

    建议大家先用word做好大纲,然后保存为rtf格式;再次打开时,在打开方式中选择PowerPoint,所有的目录就都在PPT中了。

    4

    好的开端是成功的一半

    设计高大上的封面

    PPT的封面是很重要但经常被人忽视的一个部分。它就像PPT,一旦封面不好看,会让老板对你年终总结的第一印象大打折扣。

    对于年终总结来说,保持简洁,封面风格尽量扁平化。

    Less is more,清爽简单就好。


    也可以选择合适的图片作为背景。在选择用图片做背景时,为了凸显封面文字,可以选择降低图片的清晰度或者做黑白处理。例如,插入图片后,依次点击格式——更正——柔化,将图片柔化到合适的程度即可。


    既然是年终总结,请在封面中标明你的名称、所在部门及职务,行列之间对齐;

    如果是外企或者需要用到双语的话,中英文之间可以用线条隔开,这样显得更加有设计感。

    5

    还在一页一页加Logo?

    别让人家笑话你不专业

    年终总结PPT是职务作品,因此无论你使用什么模板,如果不是情况特殊,都请务必给PPT加上合适的公司或者团队Logo,这样才能体现你的专业性。

    依次点击视图——母版——幻灯片母版,在幻灯片母版试图中,将Logo放在合适的位置上;然后回到普通视图,就可以看到每一页上固定的Logo了。

    6

    信息量太大真的好吗?

    注意Magic Seven原则

    小编有一个好朋友是公司里的拼命三娘,这一年业务完成得非常好,在做年终总结的时候,为了凸显自己的成果,让老板一目了然,她把112月的全部成果搬到了一张幻灯片上……

    老板想问的问题,全在图片里了:


    在做PPT时,请注意“Magic Seven原则:即每张幻灯片中,传达5个要点效果最好;7个要点,我们的大脑刚刚好能够处理。超过9个要点,当心老板送你两个字:呵呵。

    要做到这一点,最重要的是你自己对内容和框架的理解和掌握,让那些从网上复制粘贴下载的套话统统见鬼去吧,只有熟悉自己写的内容,才能给你的PPT做减法。

    7

    一张幻灯写200字?

    讲真,没人愿意看

    左右两张幻灯片,你会先把目光聚焦到哪一张?

    我们的视觉和大脑决定了,在同时出现图表和文字的时候,一定都会先看图表。吭哧吭哧地在一张PPT上码了200字,讲真,你觉得会有人愿意认真看吗?

    正所谓能用图表,别用文字。

    如果你的工作是行政、后勤等,没有量化指标,不方便做图表,怎么破?小编建议你,在自己的工作内容中,找出对比,有对比,就有做图表的潜质。

    而对于常用的饼状图、折线图、柱形图……试着把它们组合起来使用,让你的数据有更多光彩照人的可能。

    8

    老板都爱看数据

    而且是漂亮的数据

    为什么所有的老板都对数据情有独钟?因为数据是最能直观体现出你有多大能耐的证明。

    因此,别说今年我的业务完成量处于优秀水平,直接把你的成果数据秀给老板看。

    问题又来了——别人今年连着签了好几个大单,而你的不出彩怎么办?

    Tip1:

    业绩不好,请用表——让老板一时间摸不到头脑


    业绩不错,就用图——让老板第一时间夸你棒棒哒


    Tip2

    同样的数据,调整了一下纵坐标,给人不一样的感受,你觉得老板会喜欢哪张图呢?


    9

    注意文字的可读性

    说人话说人话说人话!

    如果你在总结中写着本人本年度积极进取,努力上进,很好地完成了领导交派的任务“……是不是感觉很像穿越回了十几年前,还在读中学的你写的入团申请书?

    在职场奋斗了这么多年,写总结时,请一定注意文字的可读性;这种个人评价型的语句,如非必要,对不起,年终总结中不欢迎。

    那么如何妥当地把自己夸奖一番呢?

    列出具体的条款,附上3-5个合适的事例。比如:

  • 积极进取转化成:积极参加公司培训积极配合业务对接
  • 努力上进转化成:提前完成计划项目(顺便附上计划与实际的对比)

    总之:有技巧地说人话、讲干货,千万别说废话、别用套话。

    10

    给总结画上完美的句号

    设计合适的结束页

    做完年终总结的内容后,先别忙着长舒一口气。最后一个问题就是,该以一张怎样的幻灯片结尾呢?

    保证不出错的一种方法就是:结尾也使用纯色背景+”谢谢的格式——


    小编建议,如果你手中有不错的团队合照,模糊处理之后,放到最后一页去,再配上一句感谢团队的话,老板和同事都会对你刮目相看的。


    适当地卖个萌也不错


    每到年末,有意识地回顾以往的工作,并做出长远的发展规划,对盈亏得失做出总结和期望,才有可能在未来的职场道路上顺利走下去。

    很多人觉得,PPT和年终总结是走过场的形式主义,搞这一套无甚必要。没有形式主义的工具,只有形式主义的人。